Nie ma jednego modelu dobrego dla każdej firmy. Dla małej organizacji outsourcing może być rozsądniejszy niż etat. Dla większej firmy własny informatyk może być niezbędny. Czasem najlepszy jest model hybrydowy.
Dlaczego firmy porównują te dwa modele
Najczęściej porównanie zaczyna się wtedy, gdy doraźna pomoc IT przestaje wystarczać. Problemy wracają, pracownicy tracą czas, brakuje jednej osoby odpowiedzialnej za sprzęt i dostęp, a właściciel firmy nie chce każdorazowo szukać pomocy technicznej.
Wtedy pojawia się pytanie: zatrudnić informatyka czy wybrać zewnętrzny dział IT? Odpowiedź zależy od skali firmy, liczby zgłoszeń, ryzyka przestojów, potrzeby obecności na miejscu i budżetu.
Kiedy wystarczy outsourcing IT
Outsourcing IT ma sens, gdy firma potrzebuje stałego wsparcia, ale nie wykorzysta pełnego etatu informatyka. Sprawdza się przy obsłudze kilku lub kilkunastu stanowisk, helpdesku, konfiguracji kont, opiece nad komputerami, backupie, podstawowym bezpieczeństwie i doradztwie sprzętowym.
Jest dobrym wyborem także wtedy, gdy firma chce przewidywalnych zasad współpracy: jasnego kanału zgłoszeń, ustalonego zakresu i możliwości rozszerzania usługi w miarę wzrostu potrzeb.
Kiedy warto mieć własnego informatyka
Własny informatyk ma sens, gdy firma ma dużą liczbę codziennych zgłoszeń, rozbudowane systemy wewnętrzne, specyficzne procesy, potrzebę stałej obecności technicznej i dużo pracy operacyjnej na miejscu. Etat może być lepszy, jeśli technologia jest kluczowym elementem codziennego działania i wymaga ciągłej obecności.
Trzeba jednak pamiętać o kosztach ukrytych: rekrutacji, zastępstwach, urlopach, szkoleniach, narzędziach, zarządzaniu pracą oraz ryzyku, że jedna osoba nie pokryje wszystkich kompetencji.
Model hybrydowy: własna osoba i zewnętrzne wsparcie
W wielu firmach najlepszy jest model mieszany. Wewnętrzna osoba zna organizację, a zewnętrzny partner wspiera ją w obszarach, które wymagają dodatkowych kompetencji lub większej dostępności. Może to być helpdesk, backup, bezpieczeństwo, sieć, konfiguracje stanowisk albo okresowe przeglądy.
Model hybrydowy sprawdza się też wtedy, gdy firma rośnie i nie chce od razu budować pełnego działu IT, ale potrzebuje więcej porządku niż przy samej pomocy doraźnej.
Co porównać przed decyzją
Koszty jawne i ukryte
Porównuj nie tylko fakturę lub pensję. Uwzględnij rekrutację, zastępstwa, narzędzia, szkolenia, czas managera, koszt przestojów i działania, które nie są wykonywane, bo nikt nie ma za nie odpowiedzialności.
Dostępność i zastępowalność
Jedna osoba wewnętrzna może znać firmę bardzo dobrze, ale ma ograniczoną dostępność. Zewnętrzny partner może zapewnić szerszy model wsparcia, ale musi mieć dobrze opisane zasady reakcji i zakres odpowiedzialności.
Zakres kompetencji
IT w firmie to nie tylko komputery. To także sieć, dostęp, backup, bezpieczeństwo, konta, sprzęt, drukarki, VPN, dokumentacja i doradztwo. Warto sprawdzić, czy wybrany model realnie obejmuje te obszary.
Odpowiedzialność i dokumentacja
Bez dokumentacji firma uzależnia się od pamięci jednej osoby albo przypadkowych działań. Niezależnie od modelu trzeba ustalić, kto odpowiada za dostęp, backup, sprzęt, sieć i zgłoszenia.
Znajomość firmy
Własny informatyk zwykle szybciej poznaje organizację. Outsourcing też może zbudować dobrą znajomość środowiska, jeśli współpraca jest stała, dokumentowana i nie ogranicza się do jednorazowych napraw.
Jak podjąć decyzję
Jeśli firma ma rzadkie problemy, może wystarczyć doraźna pomoc IT. Jeśli problemy wracają i potrzebny jest stały kontakt, warto rozważyć outsourcing. Jeśli skala zgłoszeń jest duża i wymaga codziennej obecności, własny informatyk albo model hybrydowy będzie bardziej naturalny.
Najlepiej zacząć od krótkiej diagnozy: ile jest stanowisk, jakie problemy wracają, co powoduje przestoje, kto dziś odpowiada za IT i jakie ryzyka są niezaopiekowane.